Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu

Bu sitede işlenen kişisel verilerin veri sorumlusu İzmir Kültürel Miras Rotary Kulübü'dür ("Kulüp"). Kişisel verilerinizle ilgili her türlü soru ve talebiniz için rotary-ikm@googlegroups.com adresine yazabilirsiniz.

2. Hangi kişisel verileri işliyoruz

• Hesap bilgileri: e-posta adresiniz ve şifrenizin geri döndürülemez bir özeti (şifrenizin kendisi saklanmaz). Google ile giriş yaparsanız Google hesap kimliğiniz, e-posta adresiniz ve adınız.
• Başvuru formu: adınız, doğum tarihiniz ve yeriniz, uyruğunuz, isteğe bağlı olarak cinsiyetiniz, medeni durumunuz, telefonlarınız, e-posta adresiniz, ev ve iş adresiniz; acil durumda ulaşılacak kişinin adı, yakınlığı ve telefonu; eğitim ve mesleki bilgileriniz; toplumsal yaşam, değerler ve kulüpten beklentilerinize ilişkin yanıtlarınız; iki referansınızın adı, kurumu, telefonu, e-postası ve sizinle ilişkisi; sağlayabileceğiniz belgelerin listesi.
• Mentee başvuru formu (Kültürel Miras Genç Liderler Mentorluk Programı): adınız, yaşınız, yaşadığınız şehir, e-posta adresiniz ve telefonunuz; eğitim durumunuz, okulunuz ya da kurumunuz ve isteğe bağlı olarak LinkedIn ya da benzeri bir profiliniz; kendinizi, motivasyonunuzu, ilgi alanlarınızı, gönüllülük ve proje deneyiminizi anlatan yanıtlarınız; on iki ifadeye verdiğiniz 1–5 puanları; mentorluk ve toplantılara ayırabileceğiniz zaman; fotoğraf ve video kullanımına ilişkin tercihiniz.
• Değerlendirme: üyelik komisyonunun başvurunuza ilişkin notları, puanları ve görüşü ile yönetim kurulunun kararı; mentee başvurularında program değerlendiricilerinin notları, size uygun olabilecek mentorlara ilişkin kayıtları ve kararları.
• Oturum ve güvenlik: oturumunuzu tanıyan tek bir çerez ve güvenlik amacıyla başarısız giriş denemelerinin kaydı.

Bu siteye hiçbir belge yüklenmez. Adli sicil kaydı gibi belgeler için yalnızca, istenmesi hâlinde sağlayabileceğinizi işaretlersiniz.

Formda verdiğiniz acil durum kişisi ve referans bilgileri başkalarına aittir; bu bilgileri paylaşmadan önce ilgili kişileri bilgilendirmeniz beklenir.

3. Hangi amaçlarla işliyoruz

• Üyelik ya da mentee başvurunuzu almak, değerlendirmek ve sonuçlandırmak,
• mentorluk programında mentor–mentee eşleştirmesini yapmak ve programı yürütmek,
• başvurunuzla ilgili sizinle iletişim kurmak (doğrulama ve şifre yenileme e-postaları dâhil),
• hesabınızın ve sitenin güvenliğini sağlamak,
• başvurunuz kabul edilirse kulüp üyeliğinizi yürütmek,
• mevzuattan doğan yükümlülükleri yerine getirmek.

Verileriniz pazarlama amacıyla kullanılmaz ve satılmaz.

4. Hukuki sebepler

Kişisel verileriniz KVKK'nın 5. maddesinde sayılan; bir sözleşmenin (üyelik ilişkisinin) kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması, Kulübün hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla Kulübün meşru menfaati (örneğin güvenlik kayıtları) hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir. Açık rızanızın gerektiği hâllerde, başvuru formundaki onayınıza dayanılır.

5. Kimlere ve nereye aktarıyoruz

• Kulübün yetkilileri: üyelik başvurularını değerlendiren üyelik komisyonu üyeleri, başkan ve site yöneticisi; mentee başvurularını değerlendiren program değerlendiricileri ve site yöneticisi. Mentee başvurularındaki bilgiler, programın yürütülmesi için gerektiği ölçüde mentorlarla da paylaşılabilir.
• Hizmet aldığımız altyapı sağlayıcıları: site Google Cloud üzerinde (Belçika) çalışır, veritabanı Neon üzerinde (Almanya) tutulur ve e-postalar Google (Gmail) üzerinden gönderilir. Bu nedenle verileriniz yurt dışındaki sunucularda saklanır; bu aktarım KVKK'nın 9. maddesine uygun olarak yapılır.
• Yasal bir zorunluluk olduğunda, yetkili kamu kurum ve kuruluşları.

6. Ne kadar süre saklıyoruz

Başvurunuz değerlendirildiği sürece saklanır. Kabul edilmeyen ya da geri çekilen başvurular, sonuçlandıkları tarihten itibaren iki yıl sonra silinir. Kabul edilen başvurular, üyeliğiniz ve mevzuatın öngördüğü süre boyunca saklanır. Hesabınız, silinmesini isteyene kadar saklanır.

7. Haklarınız

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, KVKK'nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini ve bu işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Bu haklarınızı kullanmak için rotary-ikm@googlegroups.com adresine yazabilirsiniz. Talebiniz en geç otuz gün içinde yanıtlanır.

8. Çerezler

Site yalnızca oturumunuzu tanımak için zorunlu olan tek bir çerez kullanır. Analiz, reklam ya da takip çerezi kullanılmaz.